Памятка по заполнению годовой статистической формы № 1 «Показатели основных направлений и результатов деятельности» архива

Общие требования

Годовая статистическая форма № 1 составляется в 2-х экземплярах, один из которых направляется в вышестоящий уполномоченный орган исполнительной власти в области архивного дела, второй остается в архиве. В Росархив форма направляется в одном экземпляре на бумажном носителе раздельно по государственным и муниципальным архивам, а также заполняется в электронной форме на сайте Росархива (http://statistika.archives.ru/), руководствуясь инструкцией по ее заполнению и используя индивидуальный пароль и логин, полученные уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела и федеральными архивами.

На бумажном носителе заполнение формы рекомендуется осуществлять машинописным способом, при заполнении дробных данных использовать символ «/» (слэш), исправления не допускаются.

Все сведения по форме № 1 даются в тысячах единиц измерения с точностью до тысячного знака.

Планирование осуществляется по показателям: строка 101, графы 1-5 (включая Дополнение); строка 103, графы 1-5 (включая Дополнение); строка 201, графы 1, 3-7; строка 301, графа 1; строка 401, графы 4-5, выделенных темным фоном.

Графа «Примечание» заполняется только при составлении отчета.

Объяснительная записка к плану / отчету не составляется. Необходимые пояснения даются в текстовой части плана / отчета.

Строка 101

Указывается объем планируемых / отреставрированных единиц хранения (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов). Отчетные показатели реставрации документов на бумажной основе определяются с условием обязательной завершенности работ, например, расшитые после реставрации дела при необходимости должны быть переплетены (подшиты). Дело учитывается в числе отреставрированных при условии, что реставрацию прошли все нуждающиеся в ней листы данного дела независимо от их числа и сложности реставрации.

В «Дополнении» к строке 101, графа 1 указывается общее количество листов документов, планируемых / отреставрированных, в т.ч. чертежей, карт, планов и т.п. из расчета: 1 кв. м равен 15 листам.

В графе «Примечание» указывается общий объем единиц хранения, нуждающихся в реставрации, по состоянию на 31 декабря отчетного года согласно данным учета физического состояния дел. Графа «Примечание» заполняется также в случае, если реставрация в течение года не планировалась и не проводилась.

Строка 102

Указываются суммарные отчетные объемы работ по переплету и подшивке (по результатам реставрации не учитывается), ремонту документов на бумажной основе, дезинфекции, дезинсекции, выполненных как в лабораториях, так и непосредственно в архиве, а также по консервационно-профилактической обработке (раздельно по видам) аудиовизуальных документов и страховых копий. Необходимые пояснения даются в тексте отчета.

При этом следует иметь в виду, что если подшитые и переплетенные дела вынужденно расшивались при подготовке их к микрофотокопированию, а затем вновь были переплетены (подшиты), их объем не включается в показатель. Исключение составляют дела, качество переплета и подшивки которых обуславливает необходимость проведения этой работы вне зависимости от их копирования.

Строка 103

Указывается объем планируемых / смикрофильмированных единиц хранения (раздельно по документам на бумажной основе и видам аудиовизуальных документов). При этом следует иметь в виду, что объем единиц хранения, страховые копии на которые изготовлены в рамках реализации международных соглашений, включается в отчетный показатель только после получения полного комплекта (негатив + позитив).

В «Дополнении» к строке 103, графа 1 указывается количество кадров негативов, планируемых / отснятых на рулонной пленке, включая негативы микрофиш.

В графе «Примечание» указываются дробью: в числителе – объем ед.хр., на которые создан в архиве страховой фонд по состоянию на 31 декабря отчетного года согласно паспортным данным, в знаменателе – общий объем единиц хранения, подлежащих страховому копированию по состоянию на 31 декабря отчетного года. Графа «Примечание» заполняется также в случае, если создание страхового фонда в течение года не планировалось и не проводилось.

Строки 201-202

Указываются количество единиц хранения, планируемых / принятых на постоянное хранение от организаций, дифференцировано по видам документов, отчетные данные о приеме документов от граждан (в условных единицах из расчета: 1 усл.ед. = один объемный документ, альбом, рукопись, микрофильм, CD и т.п. или 20 листов малообъемных документов), а также отчетные данные о приеме документов по личному составу от организаций.

Строки 201–202,
графа 9

Указывается количество условных единиц хранения, поступивших из-за рубежа. При этом расчет условных единиц осуществляется так же, как и при приеме документов личного происхождения. В текстовой части отчета указывается подробная характеристика полученных документов с разбивкой по видам носителей и их подлинности (копийности).

Строка 203

Указывается количество единиц хранения, внесенных в утвержденные на ЭПК описи, дифференцировано по видам документов.

Строка 301

Указывается общее число фондов, сведения о которых планируется ввести / введены в ПК «Архивный фонд» при условии, что по каждому из фондов заполнены поля в соответствии с п. 2.6. Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах (приказ Росархива от 23.10.2000 № 64). Допускается включение в показатель фондов с незаполненными полями «Аннотация» и «Историческая справка».

В графе «Примечание» указываются дробью: в числителе – общее количество фондов, включенных в автоматизированную систему государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, по состоянию на 31 декабря отчетного года, в знаменателе – количество фондов, числящихся по паспортным данным.

Количество введенных / планируемых к вводу описаний переданных, утраченных, присоединенных фондов указывается в текстовой части плана / отчета.

Строка 302

Указываются дробью данные о количестве единиц хранения, заголовки которых внесены в течение года: в числителе – в ПК «Архивный фонд» на уровне «Дело», в знаменателе – в электронные описи (в данном случае под электронной описью понимается база данных, формируемая путем индексирования заголовков дел отсканированных описей или ручного ввода заголовков дел непосредственно в базу данных) и электронные каталоги.

В графе «Примечание» указывается общее количество единиц хранения, заголовки которых внесены: в числителе – в ПК «Архивный фонд» на уровне «Дело», в знаменателе – в электронные описи и электронные каталоги, по состоянию на 31 декабря отчетного года.

Строка 303

Указывается дробью: в числителе – уникальные документы, которые в течение года включены в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ, в знаменателе – в региональный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ (если он ведется).

В графе «Примечание» указывается общее количество документов, включенных: в числителе – в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ, в знаменателе – в региональный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ, по состоянию на 31 декабря отчетного года.

Строка 401,
графа 1

Указывается суммарное количество всех информационных мероприятий (выставки (головная организация), сборники документов (головная организация), созданные сайты, разделы сайтов, конференции, публикации и статьи в СМИ, посты в социальных сетях, экскурсии по архиву и др.), проведенных в течение года.

В графе «Примечание» указывается количество информационных мероприятий, осуществлявшихся архивом в качестве головной организации в рамках выполнения Планов и Перечней мероприятий, утвержденных Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, а также в связи с обращениями государственных органов и органов местного самоуправления.

В текстовой части плана / отчета указывается число мероприятий по каждой из форм использования, вошедших в данный показатель.

Строка 401,
графа 2

Указывается общее количество исполненных запросов физических и юридических лиц, в т.ч. поступивших из-за рубежа, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством, (в т.ч. непрофильные при условии, если даны соответствующие рекомендации по продолжению поиска запрашиваемой информации).

В графе «Примечание» указывается дробью: в числителе – количество запросов, исполненных с положительным результатом, в знаменателе – количество запросов, исполненных в установленные законодательством сроки. Исполненными в срок считаются запросы, ответ на которые был подготовлен в течение месяца. При запросе на нескольких лиц учитывается запрос на каждое лицо. В случае если архив запросил дополнительные сведения, после их получения от заявителя запрос учитывается повторно.

Строка 401,
графа 3

Учитывается количество фактических посещений пользователями читальных залов (общих и для работы с секретными документами) в течение года.

В графе «Примечание» указывается общее количество пользователей, работавших в читальных залах.

Строка 401,
графа 4

Указывается суммарное количество посещений (визитов) за год на основании показателей счетчика посещений, установленного на:

• собственном сайте архива;

• странице архива на портале (сайте) уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела либо органа местного самоуправления;

• странице архива на портале «Архивы России» (информация о количестве посещений по конкретному архиву предоставляется администратором Портала по запросу, направляемому на адрес e-mail archives-projects@yandex.ru);

• странице интернет-проекта, размещенного на портале «Архивы России», участником наполнения которого является архив (информация о количестве посещений по конкретному архиву предоставляется администратором Портала по запросу, направляемому на адрес e-mail archives-projects@yandex.ru)»;

• посте (публикации), размещенном в социальной сети на странице:

  • непосредственно самого архива,

  • уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела либо органа местного самоуправления.

Строка 401,
графа 5

Указывается суммарное количество:

1. посещений читальных залов архива (общих и для работы с секретными документами);

2. исполненных запросов социально-правового характера (в т.ч. поступивших из-за рубежа);

3. исполненных тематических запросов, т.ч. направленных через Рос­архив;

4. исполненных генеалогических запросов (в т.ч., поступивших из-за рубежа);

5. посетителей выставок, при подготовке и проведении которых архив выступал в качестве головной организации;

6. экскурсантов (обзорные и тематические экскурсии);

7. участников встреч с общественностью, конференций, уроков для школьников и студентов, круглых столов; слушателей лекций и докладов, подготовленных сотрудниками архива.

В графе «Примечание» указывается количество исполненных тематических (в т.ч. генеалогических) запросов.

Строка 401,
графа 6

Указывается суммарное количество единиц хранения, в т.ч. фонда пользования, выданных:

1. пользователям в читальные залы (общие и для работы с секретными документами) архива;

2. во временное пользование по запросам сторонних организаций;

3. сотрудникам архива в целях проведения плановых и внеплановых работ (за исключением работ по обеспечению сохранности документов и их учету).

В графе «Примечание» указывается количество выданных единиц хранения фонда пользования.

Строка 401,
графа 7

Указывается количество единиц хранения, рассекреченных Комиссией архива по рассекречиванию архивных документов, межведомственной экспертной комиссией (МЭК), экспертной комиссией органа государственной власти или организации, МВК по защите государственной тайны (частично рассекреченные дела не учитываются).

В графе «Примечание» указывается суммарное количество документов, рассекреченных этими комиссиями в качестве тематических подборок.

В текстовой части дать пояснения о том, какие комиссии проводили работу по рассекречиванию архивных документов.

Строка 501,
графа 1

Под «современными системами» пожарной сигнализации понимаются системы, находящиеся в эксплуатации не более 10 лет.

Указывается площадь помещений архива, оснащенных современными системами пожарной сигнализации в течение года. В случае если в одном здании расположены помещения двух или нескольких архивов, каждый из них включает в показатель объем занимаемых только им площадей.

При исчислении площадей следует руководствоваться требованиями Федерального закона от 22 июля 2008 г. № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» и Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Минкультуры России от 12.01.2009 № 3 (зарегистрирован Минюстом России 04.05.2009, регистрационный № 13882).

В графе «Примечание» указывается дробью: в числителе – общая площадь помещений архива, оснащенных современными системами пожарной сигнализации, по состоянию на 31 декабря отчетного года; в знаменателе – общая площадь помещений архива, оборудованных и требующих оборудования названной системой.

Графа «Примечание» заполняется также в случае, если в течение года работы по оснащению архивных площадей указанными системами не проводились.

Строка 501,
графа 2

Заполняется по аналогии с графой 1

Строка 501,
графа 3

Заполняется по аналогии с графой 1

Строка 501,
графа 4

Указывается суммарная площадь введенных в эксплуатацию в течение года новых помещений любого производственного назначения, в т.ч. архивохранилищ, рабочих комнат, лабораторных помещений и т.д., и реконструированных архивохранилищ. В данном случае под реконструкцией понимается переоборудование под архивохранилища помещений, ранее использовавшихся архивными учреждениями для других целей, например, две рабочие комнаты архива переоборудованы в архивохранилище.

Строка 501,
графа 5

Указывается суммарный прирост в течение года протяженности архивных полок за счет:

1. оснащения стеллажным оборудованием новых и реконструированных архивохранилищ;

2. модернизации стеллажного оборудования в действующих архивохранилищах.

При этом следует иметь в виду, что, если до модернизации стеллажного оборудования протяженность полок в архивохранилище составляла 120 пог. м, а после проведения работ – 180 пог. м, то в показателе учитывается разница – 60 пог. м.

Специализированные архивы, использующие для хранения стеллажи типа “Елочка”, прирост протяженности стеллажных полок рассчитывают в условных пог. м, принимая за 1 пог. м количество ячеек, на которых могут быть размещены 70 единиц хранения кинодокументов.

В строке «Примечание» указывается общая протяженность архивных полок по состоянию на 31 декабря отчетного года согласно паспортным данным.